Глава 1. Общие положения
1. Настоящий Регламент Департамента хозяйственного обеспечения Курултая Республики Казахстан (далее – Регламент) устанавливает общие правила деятельности Департамента хозяйственного обеспечения Курултая Республики Казахстан (далее – ДХО) в процессе выполнения возложенных на него функций, в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента, Правительства и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
2. Требования, установленные настоящим Регламентом, распространяются на всех работников ДХО и его подведомственных предприятий.
3. Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, в том числе ведение электронного документооборота, возлагается на Управление кадровой работы и документационного обеспечения (далее – УКРДО) и осуществляется в порядке, определяемом Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан, Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила) и настоящим Регламентом.
Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан.
4. Работу структурных подразделений и подведомственных предприятий ДХО координируют и контролируют заместители руководителя ДХО в соответствии с распределением обязанностей между Руководителем и его заместителями и их взаимозаменяемостью.
Глава 2. Планирование работы ДХО
5. Планирование своей деятельности ДХО осуществляет на основе годового плана работы ДХО (далее – План работы).
6. Проект Плана работы формируется УКРДО на основании предложений структурных подразделений ДХО, которые представляются за 25 (двадцать пять) рабочих дней до начала планируемого периода.
7. Проект плана работы представляется руководителю ДХО на утверждение в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней до начала планируемого периода.
8. План работы составляется в целях реализации:
1) законов и иных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы, входящие в компетенцию ДХО;
2) задач и функций, предусмотренных положением о ДХО.
9. План работы включает в себя следующие сведения:
1) порядковые номера и наименования мероприятий, подлежащих выполнению;
2) сроки исполнения мероприятий;
3) структурные подразделения, ответственные за исполнение мероприятий (исполнители и соисполнители);
4) иные уточняющие сведения (при необходимости).
10. Утвержденный руководителем ДХО План работы доводится до сведения исполнителей и соисполнителей мероприятий УКРДО посредством системы электронного документооборота (далее – СЭД).
Глава 3. Совещания ДХО
11. Аппаратные и тематические совещания ДХО проводятся под председательством руководителя ДХО/лица его замещающего/заместителей руководителя ДХО.
12. Организация аппаратных совещаний, ведение и оформление протоколов возлагается на УКРДО.
Дата проведения аппаратного совещания размещается в цифровой системе «Битрикс 24» с одновременным оповещением участников.
13. Организация тематических совещаний осуществляется заинтересованными структурными подразделениями, с размещением соответствующей информации в цифровой системе «Битрикс 24», в том числе с указыванием формата совещания, списка приглашенных, повестки дня, подготовкой материалов к тематическому совещанию, организацией своевременного прибытия/подключения к совещанию. Протокол оформляется ответственным структурным подразделением.
14. На аппаратном совещании принимают участие заместители руководителя ДХО, руководители структурных подразделений, руководители подведомственных предприятий и другие лица по согласованию с председательствующим на совещании.
15. Контроль за выполнением протокольных поручений возлагается на заместителей руководителя ДХО, УКРДО и руководителей структурных подразделений ДХО в пределах компетенций.
16. Ответственность за достоверность, правильность, корректность представленной информации несут руководители структурных подразделений и подведомственных предприятий.
Глава 4. Оформление, прохождение, рассмотрение
входящей и исходящей корреспонденции
17. Корреспонденция государственных органов должна быть оформлена с использованием соответствующего бланка установленного образца электронных документов, на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке) и удостоверена ЭЦП.
18. Корреспонденция подведомственных предприятий должна быть оформлена с использованием соответствующего бланка установленного образца электронных документов на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке), объемом не более 3 (трех) листов, через одинарный межстрочный интервал и размером шрифта 14 Times New Roman или в формате электронного документа (docx, xlsx, pdf) и удостоверена ЭЦП. Информация объемом более 3 (трех) листов оформляется отдельным приложением к сопроводительному письму.
19. На рассмотрение руководителя ДХО направляется корреспонденция, поступившая за подписью первого руководителя государственного органа, лица, его замещающего (с приложением копии приказа о возложении обязанностей), его заместителей, руководителя аппарата, его заместителей и первого руководителя подведомственного предприятия.
Корреспонденция, подписанная иными лицами, направляется на рассмотрение заместителей руководителя ДХО, согласно распределению обязанностей и их взаимозаменяемости.
20. УКРДО ежедневно в рабочие дни принимается:
1) служебная корреспонденция в электронном виде с 9.00 до 17.00 часов. Документы, поступившие по истечении указанного времени, подлежат приему на следующий рабочий день;
2) служебная корреспонденция с грифом «для служебного пользования» в бумажном и электронном виде с 9.00 до 16.00 часов. Документы, поступившие по истечение указанного времени, подлежат регистрации на следующий рабочий день;
3) обращения физических и юридических лиц в электронном виде с 10.00 до 18.30 часов. Обращения, поступившие по истечении указанного времени, подлежат приему на следующий рабочий день.
Обращения физических и юридических лиц, поступившие в ДХО на бумажном носителе после 16.00 часов, подлежат оцифровке и учету со следующего рабочего дня.
21. Фамилия, инициалы, номер телефона, электронный адрес исполнителя документа проставляются в нижнем левом углу первого листа электронного документа, содержащего не более одного листа, или последнего листа, содержащего более одного листа (например: Оспанов А.А., тел. 740000, A.Ospanov@dho.gov.kz).
22. Приложения к корреспонденции с грифом «для служебного пользования» должны быть запарафированы исполнителем документа и иными заинтересованными лицами.
23. Входящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований Правил и настоящего Регламента, не принимается и (или) возвращается в тот же день соответствующему государственному органу и подведомственному предприятию.
24. Исходящая корреспонденция должна быть оформлена с использованием гербового бланка установленного образца электронных документов, на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке), размером шрифта 14 Times New Roman в формате электронного документа (docx, xlsx, pdf) и удостоверена ЭЦП.
25. Руководители структурных подразделений ДХО имеют право направлять в подведомственные предприятия корреспонденцию различного характера (запросы, поручения, уведомления, извещения и т.д.) по курируемому направлению.
26. Исходящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований настоящего Регламента, не подлежит регистрации и в тот же день возвращается исполнителю.
Глава 5. Контроль исполнения поручений
27. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, поручений возлагается на первых руководителей подведомственных предприятий, руководителей структурных подразделений ДХО, также на отдельных должностных лиц.
Координация исполнения поручений подведомственными предприятиями осуществляется курирующим заместителем руководителя ДХО и курирующим структурным подразделением.
28. При исполнении контрольных поручений несколькими исполнителями ответственным является исполнитель, рядом с наименованием которого стоит пометка «(свод)», в случае отсутствия данной пометки – указанный первым. На контроль берутся документы, в том числе акты, поручения, протоколы, запросы, обращения и иные документы, содержащие сроки исполнения, либо подлежащие контролю.
29. УКРДО осуществляет контроль на предмет своевременности исполнения. Ответственность за своевременность, качество и полноту исполнения контрольных документов, поручений руководства ДХО возлагается на руководителей структурных подразделений и подведомственных предприятий.
30. Сроки исполнения протокольных поручений, содержащихся в протоколах руководителя ДХО и его заместителей, исчисляются со дня проведения совещания. В том случае, если на совещании был назван срок исполнения конкретного поручения, то соответствующие структурные подразделения и подведомственные предприятия, в адрес которых было дано поручение, обязаны приступить к исполнению поручений сразу после совещания, не дожидаясь поступления к ним протокола совещания.
31. Соисполнители – структурные подразделения ДХО направляют свои предложения ответственному исполнителю, осуществляющему свод, не позднее, чем за 3 (три) дня до истечения сроков их исполнения; подведомственные предприятия – не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения, если иное не установлено поручением, а по поручениям со сроком исполнения менее 5 (пять) дней – в течение 1 (один) рабочего дня со дня поступления соответствующего поручения.
32. Служебная записка о продлении срока исполнения поручения вносится на имя должностного лица, давшего поручение не позднее, чем за 3 (три) дня до установленного срока исполнения.
33. За несвоевременное исполнение поручений руководителя ДХО и его заместителей несут ответственность как руководитель подведомственного предприятия, допустивший срыв срока, так и структурное подразделение ДХО, осуществляющее координацию исполнения данного поручения.
34. Информация об исполнении поручений руководства ДХО исполнителем оформляется в электронном виде и регистрируется в СЭД.
Ответственность за достоверность изложенных сведений несет руководитель подведомственного предприятия или структурного подразделения, являющийся ответственным за исполнение поручения.
35. Контрольный документ, контрольное поручение руководства ДХО снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение.
36. Основанием для снятия с контроля конкретных пунктов планов мероприятий и поручений, в том числе протокольных, являются:
1) полное и качественное исполнение;
2) новое поручение, охватывающее (дублирующее) ранее данное поручение;
3) невозможность исполнения ввиду возникших объективных обстоятельств;
4) передача дальнейшего контроля за исполнением иному должностному лицу, в том числе подведомственному предприятию.
37. Подведомственные предприятия ежеквартально проводят анализ всех поручений, находящихся на исполнении, на предмет дублирования и актуальности. В случае наличия дублирующих и неактуальных поручений в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в УКРДО вносятся соответствующие предложения.
Глава 6. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц, организация приема граждан
38. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц в ДХО осуществляются в соответствии с Административным процедурно-процессуальным кодексом Республики Казахстан.
39. Прием граждан руководителем ДХО и его заместителями проводится в соответствии с утвержденным графиком приема граждан.
Глава 7. Разработка и согласование проектов приказов ДХО
40. Подготовка проектов приказов осуществляется на государственном языке, при необходимости, допускается разработка на русском языке.
41. Проекты приказов подписываются руководителем ДХО/лицом его замещающим.
42. Проект приказа разрабатывается структурным подразделением ДХО (исполнителем) и визируется исполнителем и руководителем данного структурного подразделения либо лицом, его замещающим, с заинтересованными структурными подразделениями.
После предварительного согласования проект приказа вносится в юридическое управление для проверки на предмет соответствия законодательству Республики Казахстан и соблюдения юридической техники, а также в УКРДО для проверки соблюдения требований Правил и настоящего Регламента.
43. Регистрация приказа ДХО производится в УКРДО посредством СЭД. Приказы по личному составу регистрируются в соответствующих журналах и в цифровой системе «Е-қызмет».
44. УКРДО обеспечивает систематизацию и хранение приказов.
45. В целях систематизации контроля и мониторинга структурные подразделения, разрабатывающие проекты приказов по основной деятельности ведут собственные перечни отраслевых приказов по основной деятельности для систематизации информации о вносимых изменениях или дополнениях, либо отмене или постановке их на утрату.
Глава 8. Заключительные положения
46. За ненадлежащее исполнение норм настоящего Регламента, должностные лица, руководители структурных подразделений и подведомственных предприятий ДХО несут персональную ответственность.
47. Контроль за соблюдением требований настоящего регламента осуществляет УКРДО.
48. Вопросы, не урегулированные настоящим Регламентом, разрешаются в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
